تأسیس و اداره انجمن در اتریش در سال ۲۰۲۶
اگر یک گروه فرهنگی، باشگاه ورزشی، انجمن والدین یا جمع اجتماعی می‌خواهد فعالیتی رسمی داشته باشد، می‌تواند در اتریش یک Verein تأسیس کند. روند ثبت، ارکان اجباری، مهلت‌های قانونی و هزینه‌های اداری مشخص هستند.
انجمن در اتریش چیست؟
Verein یک تشکل داوطلبانه و پایدار است که بر اساس اساسنامه (Statuten) و برای دستیابی به یک هدف مشترک و غیرمادی تشکیل می‌شود. برای تأسیس آن حداقل دو نفر لازم است.
مؤسسان باید اساسنامه را تنظیم کرده و همراه با اعلام تأسیس انجمن به مرجع انجمن‌ها (Vereinsbehörde) ارائه کنند. پس از بررسی مثبت، انجمن تشکیل‌شده محسوب می‌شود و می‌تواند فعالیت خود را آغاز کند.
اساسنامه باید شامل چه مواردی باشد؟
اساسنامه چارچوب اصلی فعالیت انجمن است. موارد زیر باید در آن مشخص شود:
- نام انجمن؛ نام باید به زبان آلمانی باشد، به هدف انجمن اشاره کند، گمراه‌کننده نباشد و با نام انجمن دیگری اشتباه نشود. اختصارها نیز باید به‌صورت کامل نوشته شوند.
- مقر انجمن در اتریش؛ محل اداره واقعی امور مرکزی انجمن.
- شرح دقیق هدف، فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده و روش تأمین منابع مالی.
- نحوه عضویت و پایان عضویت و همچنین حقوق و وظایف اعضا.
- ارکان انجمن، وظایف آن‌ها، شیوه انتخاب و مدت مأموریت.
- روش حل اختلاف و مقررات انحلال، از جمله نحوه تعیین تکلیف دارایی‌های انجمن.
اگر انجمن قصد استفاده از مزایای مالیاتی را دارد، باید شرایط بیشتری را رعایت کند. برای این منظور می‌توان از نمونه اساسنامه استفاده کرد.
چه ارکانی برای انجمن لازم است؟
- مجمع اعضا (Mitgliederversammlung): باید حداقل هر پنج سال یک‌بار تشکیل شود.
- رکن مدیریتی یا هیئت‌مدیره (Leitungsorgan, Vorstand): باید دست‌کم دو نفر داشته باشد. هیئت‌مدیره دو نفره فقط با تصمیم یکپارچه می‌تواند اقدام کند.
- بازرسان مالی (Rechnungsprüfer): حداقل دو نفر هستند و مجمع اعضا آن‌ها را انتخاب می‌کند.
- رکن نظارتی: در صورتی که اساسنامه وجود آن را پیش‌بینی کرده باشد، باید حداقل سه شخص حقیقی داشته باشد.
اساسنامه مشخص می‌کند چه اشخاصی به‌عنوان نمایندگان دارای اختیار خارجی (organschaftliche Vertreter) می‌توانند انجمن را در برابر اشخاص ثالث نمایندگی کنند. لازم نیست تمام اعضای هیئت‌مدیره اختیار نمایندگی داشته باشند.
افراد ۷ تا ۱۴ ساله فقط با رضایت نماینده قانونی خود می‌توانند عضو انجمن شوند.
مهم‌ترین مهلت‌های قانونی
- اگر نخستین هیئت‌مدیره پس از تشکیل انجمن انتخاب شود، باید حداکثر ظرف یک سال از زمان تشکیل انتخاب شود؛ این مهلت با درخواست قابل تمدید است.
- اعلام نتیجه انتخابات (Wahlanzeige) باید ظرف چهار هفته پس از انتخابات انجام شود.
- تغییر نشانی ابلاغ باید ظرف چهار هفته اعلام شود.
- صورت درآمدها و هزینه‌ها باید حداکثر ظرف پنج ماه پس از پایان سال مالی آماده شود.
- بررسی مالی باید ظرف چهار ماه پس از آماده‌شدن صورت درآمدها و هزینه‌ها انجام شود.
- انحلال داوطلبانه باید ظرف چهار هفته اعلام شود.
اگر انجمن ظرف یک سال هیئت‌مدیره نداشته باشد، منحل می‌شود. اعلام‌نکردن انتخابات تخلف اداری است؛ حتی اگر همان هیئت‌مدیره قبلی دوباره انتخاب شده باشد. سال مالی لازم نیست با سال تقویمی یکسان باشد، اما نمی‌تواند بیشتر از ۱۲ ماه طول بکشد.
اگر درآمد یا هزینه معمول انجمن در دو سال متوالی بیشتر از ۳ میلیون یورو باشد، یا جمع‌آوری کمک‌های عمومی از ۱ میلیون یورو بیشتر شود، صورت‌حساب سالانه گسترده‌تر و حسابرس لازم خواهد بود.
هزینه‌های اداری
- اعلام هیئت‌مدیره: رایگان.
- اعلام اصلاح اساسنامه: ۲۱ یورو هزینه دولتی، به‌اضافه ۶ یورو برای هر صفحه اساسنامه پیوست‌شده؛ حداکثر ۳۶ یورو.
- تصمیم مثبت درباره اصلاح اساسنامه، در صورت درخواست: ۶٫۵۰ یورو.
- دریافت آنلاین گواهی عادی: رایگان.
- دریافت حضوری گواهی عادی: درخواست شفاهی رایگان است؛ درخواست کتبی ۲۱ یورو، به‌اضافه ۱۱ یورو هزینه دولتی و ۲٫۱۰ یورو هزینه اداری دارد.
- انحلال داوطلبانه یا انحلال به دستور مرجع اداری: رایگان.
اصلاح اساسنامه معمولاً ظرف چهار هفته از زمان دریافت بررسی می‌شود. در موارد موجه این مدت حداکثر به شش هفته می‌رسد. اگر در این مدت ممنوعیتی اعلام نشود، انجمن می‌تواند بر اساس اساسنامه جدید فعالیت کند.
امور انجمن را کجا انجام دهید؟
مرجع مسئول بر اساس محل مقر انجمن تعیین می‌شود و می‌تواند یکی از این نهادها باشد:
- اداره پلیس ایالتی (Landespolizeidirektion)؛
- اداره منطقه (Bezirkshauptmannschaft)؛
- در شهرهای Krems/Donau و Waidhofen/Ybbs، شهرداری یا اداره شهری (Magistrat).
برای مراجعه به Landespolizeidirektion بهتر است از قبل وقت آنلاین بگیرید.
تمام انجمن‌ها در ثبت مرکزی انجمن‌ها، یعنی Zentrales Vereinsregister (ZVR)، ثبت می‌شوند. یکی از نمایندگان دارای دسترسی دولت الکترونیک می‌تواند تغییر نشانی یا انتخاب هیئت‌مدیره جدید را به‌صورت آنلاین ثبت کند.
شماره ZVR و دریافت اطلاعات انجمن
شماره ثبت انجمن، یعنی ZVR-Zahl، باید روی تمام نامه‌ها، ایمیل‌ها و فاکتورها درج شود. گواهی عادی انجمن را می‌توان در جست‌وجوی آنلاین ZVR با نام، شماره ZVR یا بخشی از نام، به‌صورت رایگان دریافت کرد.
مسئولیت و انحلال انجمن
انجمن اصولاً بابت بدهی‌های خود با دارایی انجمن مسئول است. مسئولان فقط بر اساس قانون خاص یا تعهد شخصی خود مسئولیت شخصی پیدا می‌کنند. اگر مسئولان بدون دریافت دستمزد فعالیت کنند، در برابر انجمن تنها در صورت عمد یا سهل‌انگاری سنگین مسئول هستند؛ مگر اینکه ترتیب دیگری توافق شده باشد.
انجمن ممکن است در صورت نقض قوانین کیفری، عبور از حوزه فعالیت تعیین‌شده یا ازبین‌رفتن شرایط لازم برای فعالیت منحل شود. انحلال داوطلبانه نیز باید ظرف چهار هفته به مرجع مسئول اعلام شود.
مراحل عملی تأسیس انجمن
- حداقل دو مؤسس و هدف مشترک غیرمادی انجمن را مشخص کنید.
- نام آلمانی، مقر، هدف، فعالیت‌ها و منابع مالی را تعیین کنید.
- اساسنامه (Statuten) را با درج حقوق اعضا، ارکان، انتخابات، حل اختلاف و مقررات انحلال تنظیم کنید.
- اسناد تأسیس را به Vereinsbehörde محل مقر انجمن ارائه کنید.
- پس از تأیید، هیئت‌مدیره و دو بازرس مالی را طبق اساسنامه انتخاب کنید.
- نتیجه انتخابات (Wahlanzeige) را حداکثر ظرف چهار هفته و به‌صورت رایگان اعلام کنید.
- شماره ZVR-Zahl را روی مکاتبات، ایمیل‌ها و فاکتورها درج کنید.
- صورت درآمدها و هزینه‌ها، بررسی مالی و سایر مهلت‌های سالانه را در تقویم انجمن ثبت کنید.
توجه: این مطلب بر اساس اطلاعات موجود در منابع عمومی، از جمله oesterreich.gv.at، تهیه شده و مشاوره حقوقی محسوب نمی‌شود. برای بررسی وضعیت خاص انجمن خود با وکیل یا مشاور حقوقی متخصص در اتریش مشورت کنید.