Registrazione dell’orario di lavoro in Austria: cosa deve essere annotato e chi è responsabile

In Austria, nella maggior parte dei casi il datore di lavoro deve tenere una registrazione dell’orario di lavoro (Arbeitszeitaufzeichnungen). Non si tratta soltanto di un obbligo nei confronti delle autorità: la documentazione serve anche a dimostrare le ore straordinarie e i periodi di riposo. Le regole riportate di seguito valgono nel 2026.

Chi deve tenere la registrazione dell’orario?

L’obbligo riguarda le imprese che impiegano persone soggette a una delle seguenti leggi:

• legge sull’orario di lavoro (Arbeitszeitgesetz, AZG);
• legge sull’orario di lavoro negli ospedali (Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz);
• legge sui lavoratori delle panetterie (Bäckereiarbeiter/innengesetz);
• legge sull’occupazione di bambini e giovani (Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz).

Per i dipendenti soggetti alla legge sul riposo dal lavoro (Arbeitsruhegesetz) deve essere registrato separatamente anche il lavoro svolto durante il riposo settimanale e nei giorni festivi.

Quali dati devono essere registrati?

Per ogni dipendente devono essere annotati l’inizio e la fine dell’orario di lavoro. Dalla registrazione devono inoltre risultare:

• l’orario di lavoro settimanale;
• il periodo di riposo giornaliero;
• il periodo di riposo settimanale.

Devono essere indicati anche l’inizio e la fine delle pause durante il lavoro (Ruhepausen). Se si lavora durante il riposo settimanale, il riposo compensativo (Ersatzruhe) o il riposo festivo, occorre registrare anche il luogo, la durata e il tipo di lavoro.

In caso di orario flessibile (Gleitzeit) o di calcolo dell’orario su un periodo di riferimento (Durchrechnung), devono essere documentati anche l’inizio e la durata del periodo di riferimento.

Quando esiste un orario fisso

Se l’orario di lavoro è stabilito per iscritto e in modo fisso, il datore di lavoro non deve necessariamente tenere una registrazione separata. È sufficiente che dimostri, almeno alla fine di ogni periodo di paga e su richiesta dell’autorità di controllo, che l’orario è stato rispettato. Le variazioni rispetto all’orario stabilito devono però essere registrate continuamente.

Chi è responsabile se la registrazione viene compilata dal dipendente?

Il datore di lavoro può chiedere al dipendente di compilare personalmente la registrazione dell’orario. Anche in questo caso, però, la responsabilità del rispetto delle regole e della corretta tenuta dei documenti rimane al datore di lavoro.

In particolare, il datore di lavoro deve:

1. fornire istruzioni su come compilare correttamente la registrazione;
2. richiedere la consegna dei dati;
3. controllare le registrazioni.

Per tenere sotto controllo anche le proprie ore di lavoro si può utilizzare, ad esempio, l’applicazione AK Zeitspeicher dell’Arbeiterkammer.

Quando puoi chiedere i tuoi dati?

Una volta al mese hai il diritto di chiedere al datore di lavoro l’invio gratuito della tua registrazione dell’orario di lavoro.

Se lavori con un sistema di orario flessibile e la registrazione viene effettuata tramite un sistema di rilevazione (Zeiterfassungssystem), su richiesta devi ricevere una copia oppure poter consultare i dati.

Su richiesta, il datore di lavoro deve inoltre fornire informazioni, consentire l’accesso o inviare copie della documentazione all’ispettorato del lavoro (Arbeitsinspektion).

Quando non è necessario registrare ogni pausa?

Il datore di lavoro può concludere con il consiglio aziendale (Betriebsrat) un accordo aziendale (Betriebsvereinbarung) sulle pause. L’accordo può indicare con precisione l’inizio e la fine delle pause oppure lasciare al dipendente la scelta del momento, all’interno di un periodo stabilito.

Nelle aziende senza Betriebsrat, è possibile stipulare per iscritto un accordo equivalente con i singoli dipendenti. In tal caso devono essere registrate soltanto le variazioni rispetto all’accordo.

Regole speciali

Orario flessibile e lavoro da remoto

Se stabilisci in larga misura autonomamente quando lavorare e il luogo di lavoro, è sufficiente registrare la durata dell’orario giornaliero. La stessa regola vale per il lavoro da casa (Teleheimarbeit).

Conducenti di veicoli

Per i conducenti, la registrazione dell’orario può consistere nel foglio di viaggio (Fahrtenbuch), nel disco del tachigrafo (Schaublatt) o nei dati stampati e scaricati dal dispositivo di controllo. I documenti devono essere messi a disposizione dell’Arbeitsinspektion, ordinati per conducente e per data.

Minorenni

Per i minorenni, oltre agli orari di lavoro, il registro dei giovani (Verzeichnis der Jugendlichen) deve contenere, tra l’altro, nome, indirizzo di residenza, data di nascita, data di inizio del lavoro, tipo di attività, retribuzione, ferie e nome e indirizzo del rappresentante legale.

Ospedali

Negli ospedali deve essere indicato separatamente il lavoro svolto in situazioni eccezionali.

Per quanto tempo devono essere conservati i dati?

• Registrazione generale dell’orario di lavoro: 1 anno.
• Registrazione dei conducenti (Lenker): 24 mesi.
• Registro dei giovani (Verzeichnis der Jugendlichen): 2 anni.

Nel caso di un periodo di riferimento dell’orario, il termine di conservazione decorre dalla fine di tale periodo. Altre disposizioni di legge possono prevedere periodi di conservazione più lunghi.

Controlli e sanzioni

Il rispetto delle regole viene controllato dall’ispettorato del lavoro (Arbeitsinspektion), che dipende dal ministero degli Affari sociali e del lavoro (BMASGPK).

La violazione delle norme sulla registrazione dell’orario è punibile. La responsabilità ricade sul datore di lavoro, anche quando è il dipendente a compilare materialmente le registrazioni.

Cosa fare in pratica

1. Chiedi se nella tua azienda viene tenuta una registrazione dell’orario e quale sistema (Zeiterfassungssystem) viene utilizzato.
2. Annota personalmente l’inizio e la fine del lavoro, le pause, gli straordinari e le eventuali variazioni rispetto all’orario previsto.
3. Una volta al mese chiedi gratuitamente al datore di lavoro una copia della tua registrazione.
4. Confronta i dati ricevuti con le tue annotazioni e segnala rapidamente eventuali differenze.
5. Se il datore di lavoro non fornisce i dati o non rispetta gli obblighi, rivolgiti all’Arbeiterkammer o all’Arbeitsinspektion per informazioni.

Questo articolo è basato su informazioni disponibili online e non costituisce consulenza legale. Per una valutazione del tuo caso concreto, rivolgiti a un avvocato o a un professionista del diritto del lavoro.

Fonte: usp.gv.at