Arbeitszeitaufzeichnungen in Österreich: Was muss dokumentiert werden und wer ist verantwortlich?

In Österreich muss der Arbeitgeber für die meisten Beschäftigten Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Diese dienen nicht nur als behördlicher Nachweis, sondern auch zur Dokumentation von Überstunden und Ruhezeiten. Dieser Überblick zeigt, welche Regeln 2026 gelten und welche Rechte Beschäftigte an ihren eigenen Daten haben.

Für wen sind Arbeitszeitaufzeichnungen vorgeschrieben?

Arbeitszeitaufzeichnungen müssen von Unternehmen für alle Personen geführt werden, die unter eines der folgenden Gesetze fallen:

• Arbeitszeitgesetz (AZG)
• Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz
• Bäckereiarbeiter/innengesetz
• Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz

Für Beschäftigte, die dem Arbeitsruhegesetz unterliegen, müssen außerdem Arbeitsleistungen während der Wochenend- und Feiertagsruhe gesondert dokumentiert werden.

Was muss in den Aufzeichnungen stehen?

Der Arbeitgeber muss grundsätzlich den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit jeder beschäftigten Person festhalten. Aus den Aufzeichnungen müssen außerdem hervorgehen:

• die wöchentliche Arbeitszeit,
• die tägliche Ruhezeit,
• die wöchentliche Ruhezeit.

Auch Beginn und Ende der Ruhepausen müssen dokumentiert werden. Wird während der Wochenruhe, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe gearbeitet, sind zusätzlich der Arbeitsort, die Dauer und die Art der Tätigkeit festzuhalten.

Bei Gleitzeit oder einer Durchrechnung müssen auch der Beginn und die Dauer des jeweiligen Durchrechnungszeitraums dokumentiert werden.

Bei einem fixen Arbeitszeitplan

Ist der Arbeitszeitplan schriftlich und im Voraus fix festgelegt, muss der Arbeitgeber nicht zwingend eine laufende Einzelaufzeichnung führen. Es reicht, zumindest am Ende jedes Entgeltzahlungszeitraums sowie auf Verlangen der Arbeitsinspektion nachzuweisen, dass der Plan eingehalten wurde. Abweichungen vom festgelegten Plan müssen jedoch laufend aufgezeichnet werden.

Wer ist verantwortlich, wenn Beschäftigte ihre Zeiten selbst eintragen?

Der Arbeitgeber kann Beschäftigte damit beauftragen, ihre Arbeitszeit selbst zu dokumentieren. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und für die Arbeitszeitaufzeichnungen bleibt trotzdem beim Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber muss in diesem Fall:

1. Anweisungen zur korrekten Führung der Aufzeichnungen geben,
2. die Aufzeichnungen einfordern,
3. die Einträge kontrollieren.

Wer die eigene Arbeitszeit zusätzlich selbst verfolgen möchte, kann dafür beispielsweise die Anwendung AK Zeitspeicher der Arbeiterkammer nutzen.

Wann können Sie Ihre eigenen Aufzeichnungen anfordern?

Sie haben einmal pro Monat das Recht, vom Arbeitgeber kostenlos eine Übermittlung Ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen zu verlangen.

Wenn Sie in einem Gleitzeitmodell arbeiten und ein Zeiterfassungssystem verwendet wird, muss der Arbeitgeber Ihnen auf Anfrage eine Kopie geben oder Einsicht in die Aufzeichnungen ermöglichen.

Auch der Arbeitsinspektion muss der Arbeitgeber auf Verlangen Auskunft geben, Einsicht ermöglichen oder Kopien der Aufzeichnungen übermitteln.

Wann müssen Pausen nicht einzeln eingetragen werden?

Der Arbeitgeber kann mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung über die Pausen abschließen. Darin können entweder Beginn und Ende der Pausen genau festgelegt oder die Pausen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens den Beschäftigten überlassen werden.

In Unternehmen ohne Betriebsrat kann eine entsprechende schriftliche Vereinbarung mit den einzelnen Beschäftigten getroffen werden. In diesem Fall müssen grundsätzlich nur Abweichungen von der Vereinbarung aufgezeichnet werden.

Welche Sonderregeln gibt es?

Freie Zeiteinteilung und Teleheimarbeit

Wenn Sie die Lage Ihrer Arbeitszeit und den Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen, muss nur die tägliche Dauer der Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Dasselbe gilt für Teleheimarbeit.

Lenker

Bei Fahrzeuglenkern gelten unter anderem das Fahrtenbuch, das Schaublatt des Tachografen sowie ausgedruckte und heruntergeladene Daten des Kontrollgeräts als Arbeitszeitaufzeichnungen. Diese Unterlagen müssen nach Lenker und Datum geordnet der Arbeitsinspektion zur Verfügung gestellt werden können.

Jugendliche

Im Verzeichnis der Jugendlichen müssen neben den Arbeitszeiten unter anderem der Name, der Wohnort, das Geburtsdatum, der Eintrittstag, die Art der Beschäftigung, das Entgelt und der Urlaub enthalten sein. Außerdem sind Name und Wohnort der gesetzlichen Vertretung anzugeben.

Krankenanstalten

In Krankenanstalten müssen Arbeitsleistungen in außergewöhnlichen Fällen gesondert ausgewiesen werden.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

• Allgemeine Arbeitszeitaufzeichnungen: 1 Jahr
• Aufzeichnungen von Lenkern: 24 Monate
• Verzeichnis der Jugendlichen: 2 Jahre

Bei einer Durchrechnung beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des jeweiligen Durchrechnungszeitraums. Aus anderen gesetzlichen Vorschriften können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben.

Wer kontrolliert die Arbeitszeitaufzeichnungen?

Für die Kontrolle ist die Arbeitsinspektion zuständig. Sie untersteht dem Sozial- und Arbeitsministerium BMASGPK.

Was passiert bei fehlenden oder falschen Aufzeichnungen?

Die Verletzung der Vorschriften über Arbeitszeitaufzeichnungen ist strafbar. Die Verantwortung dafür trägt grundsätzlich der Arbeitgeber – auch dann, wenn Beschäftigte ihre Arbeitszeiten selbst eintragen.

Praktische Schritte für Beschäftigte

1. Notieren Sie Beginn und Ende Ihrer Arbeitszeit sowie die Pausen möglichst regelmäßig selbst.
2. Vergleichen Sie Ihre eigenen Einträge mit dem Dienstplan und den Lohnabrechnungen.
3. Fordern Sie einmal pro Monat kostenlos eine Kopie Ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen an.
4. Bewahren Sie eigene Nachweise zu Überstunden, Ruhezeiten und Abweichungen vom Dienstplan auf.
5. Wenden Sie sich bei Unklarheiten oder erheblichen Abweichungen an die Arbeiterkammer oder eine arbeitsrechtliche Beratungsstelle.

Quelle: usp.gv.at