Ewidencja czasu pracy w Austrii: co trzeba rejestrować i kto odpowiada?

W Austrii pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy (Arbeitszeitaufzeichnungen) większości pracowników. Jest to nie tylko obowiązek wobec organów kontrolnych, lecz także podstawa do wykazania nadgodzin oraz okresów odpoczynku.

Najważniejsze informacje:

• Za prowadzenie ewidencji czasu pracy zawsze odpowiada pracodawca, nawet jeśli pracownik sam zapisuje swoje godziny.
• Należy rejestrować początek i koniec pracy oraz początek i koniec przerw.
• Raz w miesiącu możesz bezpłatnie poprosić o przesłanie swojej ewidencji.
• Zwykłą ewidencję trzeba zazwyczaj przechowywać przez rok, a dokumentację kierowców przez 24 miesiące.
• Przestrzeganie przepisów kontroluje Arbeitsinspektion, a naruszenia mogą podlegać karze.

Kogo dotyczą przepisy o ewidencji czasu pracy?

Ewidencję musi prowadzić przedsiębiorstwo zatrudniające osoby objęte zakresem jednego z poniższych przepisów:

• ustawy o czasie pracy (Arbeitszeitgesetz, AZG),
• ustawy o czasie pracy w szpitalach (Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz),
• ustawy dotyczącej pracowników piekarni (Bäckereiarbeiter/innengesetz),
• ustawy o zatrudnianiu dzieci i młodzieży (Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz).

W przypadku pracowników objętych ustawą o odpoczynku od pracy (Arbeitsruhegesetz) trzeba dodatkowo prowadzić ewidencję pracy wykonywanej w czasie odpoczynku weekendowego i świątecznego.

Jakie informacje trzeba rejestrować?

Pracodawca musi zapisywać dla każdego pracownika początek i koniec czasu pracy. Z ewidencji powinny wynikać również:

• tygodniowy czas pracy,
• dzienny okres odpoczynku,
• tygodniowy okres odpoczynku.

Należy także rejestrować początek i koniec przerw w pracy (Ruhepausen). Jeżeli praca jest wykonywana w czasie tygodniowego odpoczynku, odpoczynku zastępczego (Ersatzruhe) albo odpoczynku świątecznego, trzeba wskazać również miejsce, czas trwania i rodzaj tej pracy.

Przy ruchomym czasie pracy (Gleitzeit) lub rozliczaniu czasu pracy w ramach okresu rozliczeniowego (Durchrechnung) należy udokumentować także początek i długość danego okresu.

Stały grafik pracy

Jeżeli rozkład czasu pracy został ustalony na piśmie i jest stały, pracodawca nie musi prowadzić oddzielnej bieżącej ewidencji. Wystarczy, że co najmniej na koniec każdego okresu wypłaty wynagrodzenia, a także na żądanie Arbeitsinspektion, potwierdzi przestrzeganie grafiku. Każde odstępstwo od ustalonego rozkładu trzeba jednak rejestrować na bieżąco.

Kto odpowiada za ewidencję, jeśli prowadzi ją pracownik?

Pracodawca może powierzyć pracownikowi samodzielne zapisywanie czasu pracy. Nie zmienia to jednak zasady, że pracodawca nadal odpowiada za prawidłowe prowadzenie ewidencji i przestrzeganie przepisów.

W takiej sytuacji pracodawca musi:

1. udzielić instrukcji dotyczących prawidłowego prowadzenia zapisów,
2. odebrać ewidencję od pracownika,
3. sprawdzić jej poprawność.

Do własnego monitorowania czasu pracy można wykorzystać aplikację Arbeiterkammer AK Zeitspeicher.

Kiedy możesz otrzymać swoje dane?

Raz w miesiącu masz prawo poprosić pracodawcę o bezpłatne przesłanie swojej ewidencji czasu pracy.

Jeżeli pracujesz w systemie ruchomego czasu pracy, a ewidencję prowadzi system rejestracji czasu pracy (Zeiterfassungssystem), na żądanie powinieneś otrzymać kopię albo możliwość wglądu do zapisów.

Pracodawca musi również przekazać informacje Arbeitsinspektion oraz, na żądanie, umożliwić wgląd do ewidencji lub przesłać jej kopię.

Kiedy nie trzeba osobno rejestrować każdej przerwy?

Pracodawca może zawrzeć z radą zakładową (Betriebsrat) porozumienie zakładowe (Betriebsvereinbarung) dotyczące przerw. Porozumienie może dokładnie określać początek i koniec przerw albo pozostawiać pracownikowi wybór momentu przerwy w ustalonym przedziale czasu.

W firmie bez Betriebsrat podobne ustalenia można zawrzeć na piśmie z poszczególnymi pracownikami. Wtedy trzeba rejestrować tylko odstępstwa od uzgodnionych zasad.

Szczególne zasady

Swobodny rozkład czasu pracy i praca zdalna

Jeżeli w dużej mierze samodzielnie ustalasz, kiedy i gdzie wykonujesz pracę, trzeba rejestrować tylko długość dziennego czasu pracy. Ta sama zasada dotyczy pracy z domu (Teleheimarbeit).

Kierowcy

Za ewidencję czasu pracy kierowcy mogą służyć: książka jazdy (Fahrtenbuch), tarcza tachografu (Schaublatt), a także wydrukowane i pobrane dane z urządzenia kontrolnego. Dokumenty trzeba uporządkować według kierowcy i daty oraz udostępnić Arbeitsinspektion.

Pracownicy młodociani

Oprócz czasu pracy wykaz młodocianych (Verzeichnis der Jugendlichen) powinien zawierać między innymi imię i nazwisko, adres zamieszkania, datę urodzenia, datę rozpoczęcia pracy, rodzaj pracy, wynagrodzenie, urlop oraz imię i nazwisko i adres przedstawiciela ustawowego.

Szpitale

Pracę wykonywaną w szczególnych sytuacjach należy wykazywać osobno.

Jak długo trzeba przechowywać ewidencję?

• Zwykła ewidencja czasu pracy: 1 rok.
• Ewidencja kierowców (Lenker): 24 miesiące.
• Wykaz młodocianych (Verzeichnis der Jugendlichen): 2 lata.

W przypadku okresu rozliczeniowego termin przechowywania zaczyna biec wraz z końcem tego okresu. Inne przepisy mogą przewidywać dłuższy czas przechowywania dokumentów.

Najczęstsze pytania

Kto kontroluje ewidencję czasu pracy?

Kontrolę prowadzi Arbeitsinspektion, podlegająca Federalnemu Ministerstwu Pracy, Spraw Socjalnych, Zdrowia i Ochrony Konsumentów (BMASGPK).

Czy brak ewidencji może zostać ukarany?

Tak. Naruszenie przepisów dotyczących ewidencji czasu pracy podlega karze, a odpowiedzialność ponosi pracodawca.

Czy otrzymanie własnej ewidencji jest płatne?

Nie. Raz w miesiącu możesz bezpłatnie poprosić o jej przesłanie.

Czy odpowiadam za ewidencję, jeśli sam ją prowadzę?

Nie. Pracodawca nadal odpowiada za ewidencję, a także za udzielenie instrukcji, odebranie zapisów i ich sprawdzenie.

Co warto zrobić w praktyce?

1. Regularnie zapisuj początek i koniec pracy, przerwy oraz ewentualne nadgodziny.
2. Porównuj własne zapiski z ewidencją prowadzoną przez pracodawcę.
3. Raz w miesiącu poproś pisemnie o bezpłatne przesłanie swojej ewidencji.
4. Zachowuj kopie grafików, zapisów czasu pracy i korespondencji dotyczącej rozbieżności.
5. Jeśli zauważysz nieprawidłowości, zwróć się do Arbeiterkammer albo właściwego doradcy prawa pracy.

Podstawa informacji: usp.gv.at. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.