Esercizio di tedesco: lettera a un responsabile amministrativo

Quando devi chiarire un pagamento con un ospedale o con un ufficio amministrativo in Austria, una lettera chiara e formale in tedesco può aiutarti a spiegare la situazione. Di seguito trovi un esempio completo con traduzione, formule utili e vocabolario.

La situazione

Devi scrivere al reparto finanziario di un ospedale perché:

• hai già pagato una parte dell'importo;
• hai ricevuto una Mahnung, cioè un sollecito di pagamento, per posta;
• hai parlato al telefono con una persona dell'ufficio, che ti ha indicato di proseguire la comunicazione con la responsabile;
• vuoi sapere se devi pagare una commissione per il ritardo oppure soltanto l'importo ancora dovuto.

Modello di lettera in tedesco

Sehr geehrte Frau Berger,

vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen, den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang. Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen, der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll. Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten, und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen. Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Spiegazione delle formule principali

Sehr geehrte Frau Berger

• È la formula standard per rivolgersi formalmente a una donna.
• Per un uomo si usa Sehr geehrter Herr seguito dal cognome.
• Sehr geehrte significa “Gentile” o “Egregia” in un contesto formale.
• La formula inizia con la maiuscola e termina con una virgola.
• Dopo la virgola, la frase successiva inizia con la lettera minuscola.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung

Significa “Grazie per il Suo aiuto”. Unterstützung è una parola più formale e ampia di Hilfe: può riferirsi anche all'assistenza amministrativa o finanziaria.

In una comunicazione formale, il pronome di cortesia Ihre si scrive con la maiuscola.

Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen

• bereits significa “già” ed è particolarmente comune nello scritto formale;
• überwiesen significa “abbiamo effettuato un bonifico”;
• per un pagamento bancario, überweisen è più preciso di bezahlen;
• in tedesco il separatore decimale è la virgola: 125,40 Euro.

Den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang

Questa frase significa “Le invio in allegato la ricevuta del bonifico”.

• der Überweisungsbeleg è la ricevuta o prova del bonifico;
• im Anhang significa “in allegato” ed è una formula comune nelle e-mail;
• Ihnen è la forma di cortesia di “a Lei”.

Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen

Significa “Nel frattempo ho parlato telefonicamente con uno dei Suoi colleghi”.

• inzwischen significa “nel frattempo”;
• telefonisch è la forma più formale per dire “telefonicamente”;
• einer Ihrer Kollegen significa “uno dei Suoi colleghi”.

Der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll

La frase significa “che mi ha detto di proseguire la corrispondenza con Lei”.

• der mir sagte è una proposizione relativa riferita al collega;
• dass ich ... soll introduce ciò che ti è stato detto di fare;
• die Korrespondenz fortsetzen significa “proseguire la corrispondenza” ed è una formulazione formale.

Wir haben nun auch per Post eine Mahnung erhalten

Significa “Abbiamo ricevuto anche per posta un sollecito di pagamento”.

• außerdem significa “inoltre”;
• per Post significa “per posta”;
• die Mahnung è un sollecito o una richiesta formale di pagamento. La parola Brief indica soltanto una lettera e non esprime lo stesso significato preciso.

Ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen

Questa parte significa “se per questo dobbiamo pagare una commissione per il ritardo”.

• unsicher sein significa “essere incerti”;
• deshalb significa “per questo” o “di conseguenza”;
• Verspätungsgebühr significa “commissione per il ritardo”;
• Mahngebühr può indicare più precisamente il costo legato al sollecito.

Reicht es aus, wenn ich ... überweise?

La domanda significa “È sufficiente se effettuo il bonifico di...?”.

• reicht es aus è una formula formale per dire “è sufficiente”;
• nur noch significa “soltanto il restante” e indica che una parte è già stata pagata;
• der verbleibende Betrag significa “l'importo rimanente”;
• dem Krankenhaus ... überweise significa “effettuo il bonifico all'ospedale”.

Formula di chiusura

Mit freundlichen Grüßen è una delle formule più comuni per concludere una lettera formale. Dopo questa formula non si mette la virgola: segue il nome o la firma.

Altre espressioni utili

• Ich bitte um Ihre Rückmeldung. – Le chiedo cortesemente un riscontro.
• Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus. – La ringrazio anticipatamente per la Sua attenzione.
• Sollten weitere Unterlagen erforderlich sein, lasse ich sie Ihnen gerne zukommen. – Se fossero necessari altri documenti, sarò lieto di inviarglieli.
• Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass ...? – Potrebbe confermarmi che...?

Vocabolario essenziale

• überweisen – effettuare un bonifico
• der Überweisungsbeleg – ricevuta del bonifico
• die Korrespondenz fortsetzen – proseguire la corrispondenza
• telefonisch – telefonicamente
• inzwischen – nel frattempo
• die Mahnung – sollecito o richiesta formale di pagamento
• der verbleibende Betrag – importo rimanente

Passaggi pratici prima di inviare la lettera

1. Indica chiaramente il nome della persona a cui scrivi, se lo conosci.
2. Specifica la data e l'importo già pagato: in questo caso 8. August e 125,40 Euro.
3. Allega il Überweisungsbeleg e menzionalo nel testo.
4. Spiega di aver ricevuto una Mahnung.
5. Chiedi esplicitamente se devi pagare una Verspätungsgebühr oppure soltanto i 48,60 Euro rimanenti.
6. Concludi con Mit freundlichen Grüßen e il tuo nome.