German Practice: Writing to a Hospital Administrator

This practical German exercise helps you write a formal letter to a hospital’s financial department. The situation involves a payment already made, a reminder received by post and a question about whether a late fee is due.

The situation

You are writing to a hospital administrator because:

• You have already paid an amount.
• You have now received a reminder by post.
• You spoke to one of the hospital’s colleagues by telephone, and they told you to continue corresponding with the administrator.
• You want to clarify whether you only need to pay the outstanding balance or whether a late fee will also be charged.

German letter template

Sehr geehrte Frau Berger,

vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen, den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang. Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen, der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll. Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten, und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen. Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Useful expressions explained

“Sehr geehrte Frau Berger,”

• This is the standard greeting in formal German correspondence.
• For a man, use Sehr geehrter Herr followed by the surname.
• For a woman, use Sehr geehrte Frau followed by the surname.
• geehrte means “esteemed” or “dear” in this formal context.
• The greeting begins with a capital letter and is followed by a comma.
• The next sentence begins with a lowercase letter, following German letter-writing conventions.

“Vielen Dank für Ihre Unterstützung.”

• This is the formal equivalent of “Thank you for your help.”
• Unterstützung is more formal and broader than Hilfe. It can refer to administrative, financial or practical assistance.
• Ihre is capitalised because formal German uses capital letters for “your” and other formal pronouns.

“Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen …”

• bereits means “already” and is more common in formal writing than schon.
• überwiesen means “transferred” and is the precise financial term for a bank transfer.
• bezahlt can mean “paid”, but überweisen is more precise when referring to a bank transaction.
• German uses a comma as the decimal separator: 125,40 Euro.

“… den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang.”

• Überweisungsbeleg means bank transfer receipt or proof of transfer.
• Beleg means a receipt or supporting document.
• im Anhang means “in the attachment” and is a standard expression in email correspondence.
• Ich sende Ihnen means “I am sending you” in the formal form.

“Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen …”

• inzwischen means “in the meantime” or “since then”.
• telefonisch means “by telephone” and is a formal alternative to simply saying am Telefon.
• mit einem Ihrer Kollegen means “with one of your colleagues”.
• Kollege means male colleague, while Kollegin means female colleague.

“… der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll.”

• der mir sagte means “who told me”. It introduces a relative clause referring to the colleague.
• dass ich … soll means “that I should …”.
• die Korrespondenz fortsetzen means “to continue the correspondence”.
• Korrespondenz is a formal word for correspondence, and fortsetzen means “to continue”.

“Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten …”

• außerdem means “in addition” or “furthermore”.
• per Post means “by post”.
• Mahnung is a formal reminder or payment demand.
• Brief only means “letter” and is not as precise in this situation.

“… und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen.”

• unsicher sein means “to be unsure”.
• ob wir … zahlen müssen means “whether we have to pay …”.
• deshalb means “because of this” or “therefore”.
• Verspätungsgebühr means “late fee”. Mahngebühr is also sometimes used, specifically for the cost of a payment reminder.

“Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?”

• Reicht es aus means “is it sufficient?” and is more formal than ist das genug.
• wenn ich … überweise means “if I transfer …”.
• nur noch means “only the remaining amount”, showing that part of the payment has already been made.
• verbleibender Betrag means “outstanding” or “remaining amount”.
• Betrag is a formal word for an amount of money.

“Mit freundlichen Grüßen”

• This is the most common formal closing in German letters.
• There is no comma after the closing.
• Your name follows on the next line.

Additional phrases for formal correspondence

• Ich bitte um Ihre Rückmeldung. – I look forward to your response.
• Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus. – Thank you in advance for your efforts.
• Sollten weitere Unterlagen erforderlich sein, lasse ich sie Ihnen gerne zukommen. – If further documents are required, I will be happy to send them to you.
• Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass …? – Could you please confirm that …?

Mini glossary

• überweisen – to transfer money
• der Überweisungsbeleg – bank transfer receipt
• die Korrespondenz fortsetzen – to continue the correspondence
• telefonisch – by telephone
• inzwischen – in the meantime
• die Mahnung – payment reminder or demand
• die Verspätungsgebühr – late fee
• der verbleibende Betrag – remaining amount

Practical steps

1. Address the administrator formally using Sehr geehrte Frau or Sehr geehrter Herr.
2. State that 125,40 Euro was transferred on 8 August.
3. Attach the Überweisungsbeleg.
4. Briefly explain that you spoke to a colleague by telephone and were directed to the administrator.
5. Mention the Mahnung received by post.
6. Ask whether a Verspätungsgebühr is due and whether transferring the remaining 48,60 Euro is sufficient.
7. Close with Mit freundlichen Grüßen and your name.