Deutsch üben: Ein formeller Brief an die Krankenhausverwaltung

Bei einer offenen Krankenhausrechnung ist eine klare schriftliche Anfrage hilfreich. Im folgenden Beispiel geht es darum, eine bereits geleistete Zahlung zu bestätigen, einen Überweisungsbeleg beizufügen und nach einer möglichen Verspätungsgebühr zu fragen.

Die Situation

Sie schreiben einen formellen Brief an die Finanzabteilung eines Krankenhauses, weil:

• Sie bereits einen Teil des Betrags bezahlt haben.
• Sie inzwischen per Post eine Mahnung erhalten haben.
• Sie telefonisch mit einem Mitarbeiter des Krankenhauses gesprochen haben.
• Sie klären möchten, ob nur der offene Restbetrag zu überweisen ist oder zusätzlich eine Verspätungsgebühr anfällt.

Beispiel für den formellen Brief

Sehr geehrte Frau Berger,

vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen, den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang. Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen, der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll. Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten, und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen. Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Wichtige Formulierungen erklärt

„Sehr geehrte Frau Berger“

• Dies ist eine standardmäßige Anrede in einem formellen Schreiben.
• Bei einem Mann lautet die Anrede: Sehr geehrter Herr + Nachname.
• Bei einer Frau lautet sie: Sehr geehrte Frau + Nachname.
• Nach der Anrede steht ein Komma.
• Das erste Wort des folgenden Satzes wird in dieser Schreibweise kleingeschrieben: „Sehr geehrte Frau Berger, vielen Dank …“

„Vielen Dank für Ihre Unterstützung“

Mit dieser höflichen Formulierung bedanken Sie sich für die bisherige Hilfe bei der Klärung des Anliegens. Unterstützung passt besonders gut zu organisatorischen, administrativen oder finanziellen Angelegenheiten.

Das Pronomen Ihre wird in der formellen Anrede großgeschrieben. Das gilt auch für Ihnen und Ihr.

„Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen“

• bereits bedeutet „schon“ und wirkt in schriftlicher Kommunikation etwas formeller.
• überweisen bezeichnet eine Zahlung per Banküberweisung.
• Für Geldbeträge wird im Deutschen ein Komma als Dezimaltrennzeichen verwendet: 125,40 Euro.

„Bezahlt“ wäre allgemein verständlich, aber überwiesen beschreibt eine Banktransaktion genauer.

„Den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang“

• der Überweisungsbeleg ist der Nachweis über eine Banküberweisung.
• im Anhang ist eine übliche Formulierung für ein beigefügtes Dokument, etwa in einer E-Mail.
• Ich sende Ihnen … ist eine höfliche Formulierung für „Ich schicke Ihnen …“.

„Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen“

Inzwischen zeigt, dass seit einem früheren Zeitpunkt etwas geschehen ist. Telefonisch ist eine formelle Variante von „am Telefon“ oder „per Telefon“.

Die Formulierung mit einem Ihrer Kollegen bedeutet „mit einem Ihrer Mitarbeiter“. Sie macht deutlich, dass bereits ein telefonischer Kontakt stattgefunden hat.

„Der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll“

• der mir sagte ist ein Relativsatz und bezieht sich auf den Kollegen.
• die Korrespondenz fortsetzen bedeutet, den schriftlichen Kontakt weiterzuführen.
• soll drückt hier aus, dass der Kollege empfohlen oder gesagt hat, wie weiter vorzugehen ist.

Korrespondenz ist ein formeller Ausdruck für schriftlichen Austausch oder Briefwechsel.

„Wir haben nun auch per Post eine Mahnung erhalten“

Eine Mahnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung. Das Wort Brief wäre allgemeiner und würde nicht ausdrücken, dass es sich um eine Zahlungsangelegenheit handelt.

Per Post bedeutet, dass das Schreiben auf dem Postweg angekommen ist. Das Wort außerdem verbindet diese Information mit den bereits genannten Umständen.

„Ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen“

Mit dieser Formulierung fragen Sie höflich, ob wegen der verspäteten oder noch nicht vollständig verbuchten Zahlung zusätzliche Kosten entstehen.

• unsicher sein bedeutet, dass man etwas nicht genau weiß.
• deshalb bedeutet „aus diesem Grund“ oder „deswegen“.
• zahlen müssen drückt eine mögliche Verpflichtung aus.
• Verspätungsgebühr bezeichnet eine Gebühr wegen einer verspäteten Zahlung.

In bestimmten Zusammenhängen kann auch der Ausdruck Mahngebühr vorkommen. Dieser bezeichnet konkret die Kosten im Zusammenhang mit einer Mahnung.

„Reicht es aus, wenn ich … überweise?“

Das ist eine höfliche und formelle Frage, ob eine bestimmte Handlung genügt. Die Wendung reicht es aus ist formeller als „Ist das genug?“.

• nur noch weist darauf hin, dass bereits ein Teil bezahlt wurde.
• der verbleibende Betrag bedeutet der noch offene Restbetrag.
• dem Krankenhaus überweisen bezeichnet den Empfänger der Zahlung.

„Mit freundlichen Grüßen“

Mit freundlichen Grüßen ist eine der häufigsten Grußformeln in formellen Briefen und E-Mails. Danach steht kein Komma. Unter die Grußformel folgt der Name oder die Unterschrift.

Weitere nützliche Formulierungen

• Ich bitte um Ihre Rückmeldung.
• Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus.
• Sollten weitere Unterlagen erforderlich sein, lasse ich sie Ihnen gerne zukommen.
• Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass …?

Mini-Wörterbuch

• überweisen – Geld per Banküberweisung zahlen
• der Überweisungsbeleg – Nachweis einer Überweisung
• die Korrespondenz fortsetzen – den schriftlichen Kontakt weiterführen
• telefonisch – über das Telefon
• inzwischen – mittlerweile, in der Zwischenzeit
• die Mahnung – schriftliche Zahlungsaufforderung
• die Verspätungsgebühr – mögliche Gebühr wegen einer verspäteten Zahlung
• der verbleibende Betrag – der noch offene Restbetrag

Praktische Schritte

1. Notieren Sie das Datum der ursprünglichen Zahlung und den überwiesenen Betrag.
2. Fügen Sie den Überweisungsbeleg als Anhang bei.
3. Erwähnen Sie den telefonischen Kontakt und die erhaltene Mahnung.
4. Fragen Sie ausdrücklich, ob der verbleibende Betrag von 48,60 Euro ausreicht oder ob eine Verspätungsgebühr anfällt.
5. Beenden Sie den Brief mit Mit freundlichen Grüßen und Ihrem Namen.