Exercițiu de germană: scrisoare către un funcționar

Atunci când trebuie să clarifici o plată cu un spital sau cu o altă instituție, formularea mesajului în germană trebuie să fie clară și politicoasă. Mai jos găsești un model de scrisoare oficială, explicații pentru expresiile folosite și câteva formule pe care le poți reutiliza.

Situația

Scrii departamentului financiar al unui spital deoarece:

• ai plătit deja o sumă;
• ai primit acum prin poștă o somație de plată;
• ai discutat între timp la telefon cu unul dintre angajații instituției, care ți-a spus să continui corespondența cu funcționarul responsabil;
• vrei să afli dacă trebuie să achiți doar diferența rămasă sau dacă se aplică și o taxă de întârziere.

Model de scrisoare în germană

Sehr geehrte Frau Berger,

vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen, den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang. Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen, der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll. Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten, und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen. Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Explicații pentru formulările folosite

„Sehr geehrte Frau Berger”

• Este formula standard de adresare în corespondența oficială germană.
• Pentru un bărbat se folosește Sehr geehrter Herr + numele de familie.
• Pentru o femeie se folosește Sehr geehrte Frau + numele de familie.
• Cuvântul geehrte înseamnă „stimată” sau „stimata”.
• Formula începe cu literă mare și este urmată de virgulă.
• După virgulă, următoarea propoziție începe cu literă mică. Aceasta este regula folosită în scrisorile redactate în germană.

„Vielen Dank für Ihre Unterstützung.”

• Înseamnă „Vă mulțumesc pentru sprijinul dumneavoastră”.
• Este echivalentul oficial al formulei „Vă mulțumesc pentru ajutor”.
• Hilfe indică mai degrabă un ajutor direct, de exemplu când cineva te ajută să ridici o cutie.
• Unterstützung este mai formal și mai larg, putând descrie sprijin administrativ, financiar sau legat de soluționarea unei probleme.
• Ihre se scrie cu literă mare în adresarea politicoasă oficială.

„Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen”

• Înseamnă „Am transferat deja 125,40 Euro pe 8 august”.
• bereits înseamnă „deja” și este mai frecvent în exprimarea scrisă oficială decât schon.
• überwiesen înseamnă „am transferat”. Este termenul precis pentru o tranzacție bancară.
• bezahlt, „am plătit”, ar fi posibil, dar este mai puțin exact într-un context referitor la un transfer bancar.
• În germană, virgula este folosită ca separator zecimal: 125,40 Euro.

„Den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang.”

• Înseamnă „Vă trimit în atașament dovada transferului”.
• Beleg înseamnă dovadă sau document justificativ.
• Überweisungsbeleg este dovada transferului bancar și este mai oficial decât Zettel, care înseamnă „bilețel” sau „notiță”.
• im Anhang înseamnă „în atașament” și este o formulă standard în mesajele electronice.
• ich sende Ihnen înseamnă „vă trimit”, iar Ihnen este forma politicoasă.

„Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen”

• Înseamnă „Între timp, am discutat telefonic cu unul dintre colegii dumneavoastră”.
• inzwischen înseamnă „între timp”.
• telefonisch înseamnă „telefonic” sau „prin telefon” și este potrivit pentru un mesaj oficial.
• mit einem Ihrer Kollegen înseamnă „cu unul dintre colegii dumneavoastră”.
• Kollege este coleg, iar Kollegin este colegă.

„Der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll.”

• Înseamnă „care mi-a spus să continui corespondența cu dumneavoastră”.
• der mir sagte este o propoziție relativă și se referă la colegul menționat anterior.
• dass ich ... soll transmite ideea că trebuie să faci ceva sau că ți s-a recomandat să faci acel lucru.
• die Korrespondenz fortsetzen înseamnă „a continua corespondența”. Korrespondenz este un termen formal pentru schimbul de scrisori sau mesaje.

„Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten”

• Înseamnă „În plus, am primit acum și prin poștă o somație de plată”.
• außerdem înseamnă „în plus” sau „de asemenea”.
• per Post este expresia folosită pentru „prin poștă”.
• Mahnung înseamnă somație, notificare sau reamintire oficială privind o plată.
• Brief înseamnă doar „scrisoare” și nu ar transmite în mod suficient ideea unei notificări de plată.

„Ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen.”

• Înseamnă „Nu sunt sigur dacă, din acest motiv, trebuie să plătim o taxă de întârziere”.
• unsicher sein înseamnă „a fi nesigur”.
• ob wir ... zahlen müssen introduce întrebarea indirectă „dacă trebuie să plătim”.
• deshalb înseamnă „din acest motiv” sau „de aceea”.
• Verspätungsgebühr înseamnă „taxă de întârziere”. Uneori se folosește și Mahngebühr, care desemnează mai exact costul unei somații.

„Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?”

• Este întrebarea principală: „Este suficient dacă transfer către spital doar suma rămasă de 48,60 Euro?”
• reicht es aus înseamnă „este suficient” și este mai formal decât ist das genug.
• wenn ich ... überweise înseamnă „dacă transfer”.
• nur noch transmite ideea de „doar suma rămasă”, după ce o parte a fost deja plătită.
• verbleibender Betrag înseamnă „suma rămasă”, iar Betrag este un termen oficial pentru o sumă de bani.

„Mit freundlichen Grüßen”

• Este una dintre cele mai frecvente formule de încheiere a unei scrisori oficiale.
• Se poate traduce prin „Cu stimă” sau „Cu salutări cordiale”.
• După această formulă nu se pune virgulă.
• Sub formulă urmează numele sau semnătura.

Formule suplimentare utile

• Ich bitte um Ihre Rückmeldung. – Vă rog să îmi transmiteți un răspuns.
• Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus. – Vă mulțumesc anticipat pentru efortul depus.
• Sollten weitere Unterlagen erforderlich sein, lasse ich sie Ihnen gerne zukommen. – Dacă sunt necesare documente suplimentare, vi le voi trimite cu plăcere.
• Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass ...? – Ați putea, vă rog, să îmi confirmați că...?

Mini-glosar

• überweisen – a transfera
• der Überweisungsbeleg – dovada transferului
• die Korrespondenz fortsetzen – a continua corespondența
• telefonisch – telefonic
• inzwischen – între timp
• die Mahnung – somație sau notificare de plată

Pași practici pentru redactare

1. Folosește formula de adresare potrivită: Sehr geehrte Frau sau Sehr geehrter Herr, urmată de numele de familie.
2. Precizează data și suma plătită: în acest caz, 8. August și 125,40 Euro.
3. Menționează că atașezi dovada transferului, folosind expresia Überweisungsbeleg.
4. Explică faptul că ai primit o Mahnung și întreabă dacă se aplică o Verspätungsgebühr.
5. Formulează clar întrebarea privind plata diferenței de 48,60 Euro.
6. Încheie cu Mit freundlichen Grüßen și adaugă numele.