Almanca Durumsal Alıştırma: Yetkiliye Resmî Mektup

Avusturya’da bir hastane veya başka bir kurumla yazışırken açık, kibar ve resmî bir dil kullanmak önemlidir. Aşağıdaki örnekte daha önce yapılan bir ödeme, postayla alınan bir Mahnung ve kalan tutarın nasıl sorulacağı gösterilmektedir.

Durum

Hastanenin mali işler birimine resmî bir mektup yazıyorsunuz, çünkü:

• Daha önce bir tutar ödediniz.
• Şimdi postayla bir ödeme hatırlatması veya ihtar aldınız.
• Telefonla görüştüğünüz bir çalışan, işlemi ilgili yetkiliyle sürdürmenizi söyledi.
• Sadece kalan tutarı ödemenin yeterli olup olmadığını ve gecikme ücreti ödeyip ödemeyeceğinizi öğrenmek istiyorsunuz.

Almanca örnek mektup

Sehr geehrte Frau Berger,

vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen, den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang. Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen, der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll. Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten, und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen. Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Önemli ifadelerin açıklaması

“Sehr geehrte Frau Berger,”

• Bu, Almanca resmî yazışmalarda kullanılan standart hitap şeklidir.
• Bir erkeğe yazarken Sehr geehrter Herr + soyadı kullanılır.
• Bir kadına yazarken Sehr geehrte Frau + soyadı kullanılır.
• geehrte kelimesi “sayın” veya “değerli” anlamındadır.
• Hitap büyük harfle yazılır ve sonuna virgül konur. Sonraki cümle ise Almanca mektup kuralı gereği küçük harfle başlar.

“Vielen Dank für Ihre Unterstützung.”

• “Yardımınız için çok teşekkür ederim” anlamına gelir ve resmî yazışmalarda kullanılır.
• Hilfe daha çok doğrudan veya günlük yardımı anlatır.
• Unterstützung daha resmî ve geniş kapsamlıdır; idarî, malî veya işle ilgili desteği ifade edebilir.
• Resmî hitapta “sizin” anlamındaki Ihre büyük harfle yazılır.

“Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen …”

• “8 Ağustos’ta 125,40 Euro’yu zaten havale ettik” demektir.
• bereits “zaten” veya “daha önce” anlamındadır ve yazılı dilde schon kelimesinden daha resmîdir.
• überweisen banka yoluyla para havale etmek için kullanılan doğru fiildir.
• bezahlen “ödemek” anlamına gelir, ancak banka havalesini belirtmek için überweisen daha kesin bir ifadedir.
• Almancada ondalık ayırıcı olarak virgül kullanılır: 125,40 Euro.

“… den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang.”

• “Havale dekontunu ekte size gönderiyorum” anlamına gelir.
• Beleg dekont veya belge, Überweisungsbeleg ise banka havalesi dekontudur.
• im Anhang e-postadaki ek dosyayı ifade eden standart bir kalıptır.
• Ihnen resmî “size” hitabıdır ve büyük harfle yazılır.

“Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen …”

• “Bu arada çalışanlarınızdan biriyle telefonla görüştüm” anlamına gelir.
• inzwischen “bu arada” veya “bu süre içinde” demektir.
• telefonisch “telefonla” anlamında resmî bir ifadedir.
• einer Ihrer Kollegen “çalışanlarınızdan biri” anlamına gelir. Kollege erkek çalışanı, Kollegin kadın çalışanı ifade eder.

“… der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll.”

• “Bana yazışmayı sizinle sürdürmem gerektiğini söyledi” demektir.
• der mir sagte bir ilgi cümlesidir ve “bana söyleyen kişi” anlamında önceki çalışana gönderme yapar.
• dass ich … soll “... yapmam gerektiği” anlamını verir.
• die Korrespondenz fortsetzen “yazışmayı sürdürmek” için resmî bir ifadedir.

“Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten …”

• “Ayrıca şimdi postayla da bir ödeme ihtarı aldık” anlamına gelir.
• außerdem “ayrıca” veya “bunun yanı sıra” demektir.
• per Post “postayla” anlamında kullanılan kalıptır.
• Mahnung ödeme hatırlatması veya resmî ödeme ihtarıdır. Sadece “mektup” anlamındaki Brief burada yeterince açık değildir.

“… und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen.”

• “Bu nedenle gecikme ücreti ödememiz gerekip gerekmediğinden emin değilim” demektir.
• unsicher sein “emin olmamak” veya “kararsız olmak” anlamına gelir.
• ob wir … zahlen müssen “ödememiz gerekiyor mu” anlamında dolaylı soru yapısıdır.
• deshalb “bu nedenle” veya “bundan dolayı” demektir.
• Verspätungsgebühr gecikme ücretidir. Bazı durumlarda Mahngebühr kelimesi de kullanılır; bu, özellikle ödeme ihtarıyla bağlantılı ücreti ifade eder.

“Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?”

• “Hastaneye yalnızca kalan 48,60 Euro’yu havale etmem yeterli olur mu?” anlamına gelir.
• reicht es aus “yeterli olur mu” demektir ve ist das genug ifadesinden daha resmîdir.
• nur noch daha önce bir kısmın ödendiğini ve geriye yalnızca belirli bir tutarın kaldığını vurgular.
• verbleibender Betrag “kalan tutar” anlamında resmî bir ifadedir.

“Mit freundlichen Grüßen”

• Almanca resmî mektupların en yaygın kapanış ifadesidir.
• Türkçede “Saygılarımla” şeklinde karşılanabilir.
• Bu ifadenin sonunda virgül kullanılmaz.
• Ardından adınızı veya imzanızı yazabilirsiniz.

Ek kullanışlı ifadeler

• Ich bitte um Ihre Rückmeldung. – Geri dönüşünüzü rica ederim.
• Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus. – İlginiz ve emeğiniz için şimdiden teşekkür ederim.
• Sollten weitere Unterlagen erforderlich sein, lasse ich sie Ihnen gerne zukommen. – Başka belgelere ihtiyaç duyulması hâlinde bunları size memnuniyetle gönderirim.
• Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass …? – … olduğunu lütfen teyit edebilir misiniz?

Mini sözlük

• überweisen – havale etmek
• der Überweisungsbeleg – havale dekontu
• die Korrespondenz fortsetzen – yazışmayı sürdürmek
• telefonisch – telefonla
• inzwischen – bu arada, bu süre içinde
• die Mahnung – ödeme ihtarı, ödeme hatırlatması
• die Verspätungsgebühr – gecikme ücreti
• der verbleibende Betrag – kalan tutar

Uygulama için pratik adımlar

1. Hitap bölümünde muhatabın soyadını kullanın: Sehr geehrte Frau Berger veya Sehr geehrter Herr ….
2. Daha önce yaptığınız ödemenin tarihini ve tutarını açıkça yazın.
3. Überweisungsbeleg belgesini e-postaya eklediğinizi belirtin.
4. Telefon görüşmesini ve size verilen yönlendirmeyi kısaca açıklayın.
5. Mahnung nedeniyle Verspätungsgebühr ödeyip ödemeyeceğinizi doğrudan sorun.
6. Kalan tutarı, bu örnekte 48,60 Euro, açıkça belirtin.
7. Mektubu Mit freundlichen Grüßen ile bitirip adınızı ekleyin.