Német szituációs gyakorlat: levél a kórház ügyintézőjének
Ha egy kórházi számlából már átutalt egy részt, de később Mahnung érkezik, érdemes írásban tisztázni a helyzetet. Az alábbi minta bemutatja, hogyan lehet hivatalos, udvarias német levelet írni az ügyintézőnek.
A szituáció
A levélben a következőket szeretné közölni:
- augusztus 8-án már átutalt 125,40 eurót;
- az átutalási bizonylatot csatolja;
- telefonon egyeztetett az ügyintéző egyik kollégájával;
- postán is kapott egy Mahnung nevű fizetési felszólítást;
- szeretné megtudni, hogy kell-e késedelmi díjat fizetnie;
- azt is megkérdezi, hogy elegendő-e a fennmaradó 48,60 euró átutalása.
Német levélminta
Sehr geehrte Frau Berger,
vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen, den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang. Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen, der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll. Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten, und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen. Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
A levél fontos kifejezései
Hivatalos megszólítás
A Sehr geehrte Frau Berger jelentése: „Tisztelt Berger asszony!”. Férfi megszólítása esetén a forma: Sehr geehrter Herr + vezetéknév. A megszólítás után vessző áll, a következő mondat pedig kisbetűvel kezdődik.
Segítség megköszönése
A Vielen Dank für Ihre Unterstützung hivatalosabb megfelelője annak, hogy „Köszönöm a segítségét”. Az Unterstützung adminisztratív vagy ügyintézési segítségre is használható. A hivatalos megszólításban az Ihre és az Ihnen nagy kezdőbetűs.
Az átutalás igazolása
A Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen azt jelenti, hogy „Már augusztus 8-án átutaltunk 125,40 eurót”. A banki átutalásra a pontosabb überweisen igét használjuk. A bereits jelentése „már”, írásban választékosabb a schon szónál.
A Überweisungsbeleg átutalási bizonylatot vagy igazolást jelent. A den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang jelentése: „Az átutalási bizonylatot csatolmányként küldöm Önnek.”
Korábbi telefonos egyeztetés
Az Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen jelentése: „Időközben telefonon beszéltem az egyik kollégájával.”
- inzwischen – időközben;
- telefonisch – telefonon keresztül;
- mit einem Ihrer Kollegen – az egyik kollégájával;
- die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen – Önnel folytatni a levelezést.
A der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll szerkezetben a der a kollégára utaló vonatkozó névmás. A mondat jelentése: „aki azt mondta nekem, hogy Önnel folytassam a levelezést”.
Fizetési felszólítás és késedelmi díj
Az Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten jelentése: „Ezenkívül postán is kaptunk egy fizetési felszólítást.” A Mahnung hivatalos fizetési emlékeztető vagy felszólítás, míg a Brief csak általánosságban jelent levelet.
A Verspätungsgebühr késedelmi díjat jelent. Bizonyos helyzetekben a Mahngebühr kifejezés is előfordulhat; ez kifejezetten a felszólítás költségére utal.
A fennmaradó összeg megkérdezése
A Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise? jelentése: „Elegendő-e, ha már csak a fennmaradó 48,60 eurót utalom át a kórháznak?”
- reicht es aus – elegendő-e;
- nur noch – már csak;
- der verbleibende Betrag – a fennmaradó összeg;
- überweisen – átutalni.
Hasznos kiegészítő formulák
- Ich bitte um Ihre Rückmeldung. – Kérem a visszajelzését.
- Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus. – Előre is köszönöm a fáradozását.
- Sollten weitere Unterlagen erforderlich sein, lasse ich sie Ihnen gerne zukommen. – Ha további iratok szükségesek, szívesen eljuttatom Önnek.
- Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass …? – Meg tudná erősíteni, hogy…?
Praktikus lépések levélküldés előtt
- Írja be a címzett pontos nevét és a hivatalos megszólítást.
- Csatolja az átutalási bizonylatot, vagy postai levél esetén mellékelje annak másolatát.
- Adja meg az átutalt 125,40 euró dátumát és a fennmaradó 48,60 eurós összeget.
- Világosan kérdezzen rá arra, hogy fennáll-e késedelmi vagy felszólítási díj.
- Őrizze meg a levelet, a mellékletet és a kórház válaszát.