تمرین مکالمه آلمانی: نامه به مسئول امور اداری
برای مکاتبه با اداره‌ها و مؤسسه‌ها در اتریش، استفاده از عبارت‌های رسمی و دقیق اهمیت زیادی دارد. نمونه زیر نامه‌ای به بخش مالی بیمارستان است که در آن درباره پرداخت قبلی، اخطار دریافت‌شده و مبلغ باقی‌مانده پرس‌وجو می‌شود.
موقعیت
شما نامه‌ای رسمی برای بخش مالی بیمارستان می‌نویسید، زیرا:
- قبلاً مبلغی را پرداخت کرده‌اید؛
- اکنون یک یادآوری یا اخطار پرداخت را از طریق پست دریافت کرده‌اید؛
- در همین فاصله، تلفنی با یکی از کارکنان بیمارستان صحبت کرده‌اید و او گفته است با مسئول مربوطه مکاتبه کنید؛
- می‌خواهید بدانید آیا پرداخت مبلغ باقی‌مانده کافی است یا باید هزینه تأخیر نیز بپردازید.
نمونه نامه رسمی به زبان آلمانی
Sehr geehrte Frau Berger,
vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen, den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang. Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen, der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll. Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten, und ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen. Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
ترجمه فارسی نامه
خانم برگر محترم،
از حمایت و راهنمایی شما سپاسگزارم. ما مبلغ 125,40 یورو را قبلاً در تاریخ 8 اوت انتقال داده‌ایم و رسید انتقال بانکی را به پیوست برای شما ارسال می‌کنم. در این فاصله، تلفنی با یکی از همکاران شما صحبت کردم و ایشان گفتند که مکاتبه را با شما ادامه دهم. علاوه بر این، اکنون یک اخطار پرداخت نیز از طریق پست دریافت کرده‌ایم و مطمئن نیستم که به همین دلیل باید هزینه تأخیر پرداخت کنیم یا خیر. آیا کافی است فقط مبلغ باقی‌مانده، یعنی 48,60 یورو، را به بیمارستان انتقال دهم؟
با احترام
[نام]
توضیح عبارت‌های مهم
Sehr geehrte Frau Berger
- این عبارت، شکل استاندارد خطاب در مکاتبات رسمی آلمانی است.
- برای خطاب به مرد از Sehr geehrter Herr + نام خانوادگی استفاده می‌شود.
- برای خطاب به زن از Sehr geehrte Frau + نام خانوادگی استفاده می‌شود.
- پس از خطاب، ویرگول می‌آید.
- در نامه‌نگاری آلمانی، جمله بعدی پس از این ویرگول با حرف کوچک آغاز می‌شود.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung
- معنی این جمله «از حمایت و راهنمایی شما بسیار سپاسگزارم» است.
- این عبارت، معادل رسمی تشکر از کمک اداری یا سازمانی است.
- Unterstützung واژه‌ای رسمی‌تر و گسترده‌تر از Hilfe است و می‌تواند به کمک اداری، مالی یا سازمانی اشاره کند.
- ضمیر رسمی Ihre در مکاتبات رسمی با حرف بزرگ نوشته می‌شود.
Wir haben bereits am 8. August 125,40 Euro überwiesen
- معنی: «ما قبلاً در 8 اوت مبلغ 125,40 یورو را انتقال داده‌ایم.»
- bereits یعنی «قبلاً» یا «پیش‌تر» و در متن‌های رسمی رایج است.
- überweisen به معنای انتقال بانکی است. شکل گذشته آن در این جمله überwiesen است.
- واژه bezahlt نیز به معنای پرداخت‌کردن است، اما برای اشاره دقیق به انتقال بانکی، überweisen مناسب‌تر است.
- در زبان آلمانی برای اعشار از ویرگول استفاده می‌شود: 125,40 Euro.
Den Überweisungsbeleg sende ich Ihnen im Anhang
- معنی: «رسید انتقال بانکی را به پیوست برای شما ارسال می‌کنم.»
- Beleg یعنی رسید یا مدرک پرداخت.
- Überweisungsbeleg یعنی رسید انتقال بانکی و از واژه محاوره‌ای Zettel رسمی‌تر است.
- im Anhang یعنی «در پیوست» و در ایمیل‌ها و مکاتبات رسمی بسیار رایج است.
- Ihnen شکل رسمی «برای شما» است.
Inzwischen habe ich telefonisch mit einem Ihrer Kollegen gesprochen
- معنی: «در این فاصله، تلفنی با یکی از همکاران شما صحبت کردم.»
- inzwischen یعنی «در این فاصله» یا «در این میان».
- telefonisch یعنی «از طریق تلفن» و در متن رسمی از عبارت محاوره‌ای am Telefon رسمی‌تر است.
- mit einem Ihrer Kollegen یعنی «با یکی از همکاران شما».
- Kollege به معنای همکار مرد و Kollegin به معنای همکار زن است.
Der mir sagte, dass ich die Korrespondenz mit Ihnen fortsetzen soll
- معنی: «که به من گفت مکاتبه را با شما ادامه دهم.»
- der mir sagte یک جمله موصولی است و der به همکار اشاره می‌کند.
- dass ich ... soll مفهوم «اینکه باید ...» یا «از من خواسته شد که ...» را می‌رساند.
- die Korrespondenz fortsetzen یعنی «مکاتبه را ادامه دادن».
- Korrespondenz واژه‌ای رسمی برای مکاتبه است و fortsetzen یعنی ادامه دادن.
Außerdem haben wir nun auch per Post eine Mahnung erhalten
- معنی: «علاوه بر این، اکنون یک اخطار پرداخت نیز از طریق پست دریافت کرده‌ایم.»
- außerdem یعنی «علاوه بر این» یا «همچنین».
- per Post یعنی «از طریق پست».
- Mahnung به معنای اخطار یا یادآوری رسمی پرداخت است.
- واژه Brief فقط به معنای «نامه» است و دقیقاً مفهوم اخطار پرداخت را منتقل نمی‌کند.
Ich bin unsicher, ob wir deshalb eine Verspätungsgebühr zahlen müssen
- معنی: «مطمئن نیستم که به همین دلیل باید هزینه تأخیر پرداخت کنیم یا خیر.»
- unsicher sein یعنی «مطمئن نبودن» یا «دچار تردید بودن».
- ob wir ... zahlen müssen یعنی «آیا باید ... پرداخت کنیم یا نه».
- deshalb یعنی «به همین دلیل» یا «از این بابت».
- Verspätungsgebühr یعنی هزینه تأخیر. گاهی نیز از Mahngebühr برای هزینه صدور اخطار پرداخت استفاده می‌شود.
Reicht es aus, wenn ich dem Krankenhaus nur noch den verbleibenden Betrag von 48,60 Euro überweise?
- معنی: «آیا کافی است فقط مبلغ باقی‌مانده، یعنی 48,60 یورو، را به بیمارستان انتقال دهم؟»
- reicht es aus یعنی «آیا کافی است؟» و از ist das genug رسمی‌تر است.
- nur noch یعنی «فقط مبلغ باقی‌مانده» و نشان می‌دهد بخشی از بدهی قبلاً پرداخت شده است.
- verbleibender Betrag یعنی «مبلغ باقی‌مانده».
- Betrag واژه‌ای رسمی برای مبلغ پول است و verbleibend یعنی باقی‌مانده.
Mit freundlichen Grüßen
- این رایج‌ترین پایان‌بندی رسمی در نامه‌های آلمانی است.
- معنی آن «با احترام» یا «با سلام و احترام» است.
- پس از این عبارت ویرگول نوشته نمی‌شود.
- نام و امضا در خط بعدی قرار می‌گیرد.
عبارت‌های کاربردی دیگر
- Ich bitte um Ihre Rückmeldung. – خواهشمندم پاسخ یا نظر خود را اعلام کنید.
- Für Ihre Mühe danke ich Ihnen im Voraus. – پیشاپیش از زحمات شما سپاسگزارم.
- Sollten weitere Unterlagen erforderlich sein, lasse ich sie Ihnen gerne zukommen. – اگر مدارک بیشتری لازم باشد، با کمال میل آن‌ها را برای شما ارسال می‌کنم.
- Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass ...? – آیا ممکن است لطفاً تأیید کنید که ...؟
واژه‌نامه کوتاه
- überweisen – انتقال بانکی دادن
- der Überweisungsbeleg – رسید انتقال بانکی
- die Korrespondenz fortsetzen – مکاتبه را ادامه دادن
- telefonisch – تلفنی، از طریق تلفن
- inzwischen – در این فاصله
- die Mahnung – اخطار یا یادآوری پرداخت
- die Verspätungsgebühr – هزینه تأخیر
- der verbleibende Betrag – مبلغ باقی‌مانده
مراحل عملی برای نوشتن چنین نامه‌ای
- نامه را با خطاب رسمی، مانند Sehr geehrte Frau Berger، آغاز کنید.
- مبلغ پرداخت‌شده، تاریخ انتقال و رسید بانکی را ذکر کنید.
- اگر قبلاً تلفنی صحبت کرده‌اید، نام بخش یا همکار مربوطه و دلیل ادامه مکاتبه را توضیح دهید.
- دریافت Mahnung و نگرانی خود درباره Verspätungsgebühr را روشن بیان کنید.
- سؤال اصلی را دقیق بنویسید و درباره پرداخت مبلغ باقی‌مانده، مانند 48,60 Euro، تأیید بخواهید.
- رسید انتقال را به ایمیل پیوست کنید و نامه را با Mit freundlichen Grüßen پایان دهید.